POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

DEL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ ROBLEDO

 

 

La Doctora Martha Catalina Ortiz Robledo, en su consultorio privado, donde se prestan servicios de salud, está comprometida con el respeto y la garantía de los derechos de los usuarios, empleados, proveedores, y de terceros en general, como responsable que es de los datos personales, en consideración con las siguientes pautas:

 

 

        I.            DISPOSICIONES NORMATIVAS:

En Desarrollo de la Norma Constitucional establecida en el artículo 15 de la Constitución Política, y en lo dispuesto  en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural, y teniendo en cuenta particularmente a que en el literal k) del artículo 17 de dicha ley se obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que obliga a los responsables de información de datos personales a crear mecanismos idóneos para la protección de uno de sus activos más valiosos como lo es la información; adopta el presente manual que contiene la política que cumplirá al recolectar, almacenar y usar los datos personales de los pacientes y/o usuarios, actuando con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, conforme lo señalado en la ley.

 

 

      II.            OBJETIVO:

Asegurar la protección y confidencialidad de la información de los pacientes y/o usuarios, empleados, contratistas, proveedores, y terceros en general del CONSULTORIO  DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ  que con objeto de la prestación de los servicios de salud maneje, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 23 de 1981, el Decreto 1377 de 2013 y el decreto 1995 de 1999.

 

    III.            OBLIGATORIEDAD:

Los empleados del CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ ROBLEDO , tienen el deber de proteger y tener bajo estricta reserva, toda información de datos personales de los pacientes o de aquellas personas relacionadas directamente con la actividad del CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ. Así mismo deben respetar y ceñirse a las políticas del CONSULTORIO, en el cumplimiento de sus funciones, (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial del trabajador "observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes"). Así mismo existe el deber legal de mantener bajo reserva la historia clínica del paciente, dando cumplimiento a la ley 23 de 1981 y la resolución 1995 de 1999.

 

   IV.            TERMINOLOGIA

Los siguientes son algunos de los términos y definiciones que se tendrán en cuenta en el desarrollo del presente manual, como también los que aparezcan especificados en la Ley 1581 de 2012 estatutaria y en los decretos reglamentarios y demás normas que los complementen, aclaren o adicionen.

-Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

-Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

-Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

-Dato Personal Sensible: información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como, aquellos que revelen su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos, videos).

-Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

-Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

-Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

-Manual: Es el manual interno de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales de la Compañía, en el cual están consignados las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado

Cumplimiento de la Ley.

-Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

-Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

     V.            TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

Los datos personales de pacientes y/o usuarios, empleados, proveedores, y terceros en general que se encuentren en las bases de datos del CONSULTORIO, serán utilizados únicamente en las actividades o eventos de carácter administrativo que estén directamente relacionados con el objeto social del mismo, y dentro de los criterios establecidos en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

 

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines, para:

a)      Actividades relacionadas con la prestación de servicios de salud, en desarrollo de su actividad de acuerdo con el objeto social.

b)      Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y/o empleados.

c)      Información de mercadeo, portafolio de servicios y/o tarifas.

d)      Enviar información de carácter laboral.

e)      Verificación de saldos de acreedores.

f)        Para requerimientos de demandas judiciales y/o administrativas.

g)      Cumplir con las exigencias de las autoridades de salud en Colombia.

h)      Compartir datos sensibles como historias clínicas de los pacientes, cuando estos son entregados a la entidad responsable de pago a la cual está adscrito el paciente y/o médico tratante responsable de pago (pacientes particulares). A una ambulancia de un tercero; cuando estos sean conducidos a otro centro asistencial médico.

i)        Cumplir con la normativa vigente en Colombia para empresas comerciales y del sector salud.

j)        Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.

k)      Realizar encuestas relacionadas con los servicios DEL CONSULTORIO, respecto de las experiencias de los usuarios acerca de los servicios prestados.

l)        Cumplir todos sus compromisos contractuales.

 

   VI.            INFORMACIÓN SOLICITADA A LOS USUARIOS: Los datos generales, que EL CONSULTORIO obtiene de sus pacientes y/o usuarios en ejercicio de la prestación de sus servicios, son:

 

a. Nombre y apellidos

b. Lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad.

c. Número de Identificación Personal (Cédula, NIT. Pasaporte.)

d. Género.

e. Dirección, teléfono, correo electrónico.

f. Contacto: acompañante (familiares, amigos, responsables, curadores)

i. Información personal a través de encuestas.

j. Entidad responsable o aseguradora de los servicios de salud, cuando sea el caso

 

EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ no solicita datos sensibles a pacientes, empleados, proveedores o a terceros en general, como: Origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, etc, , salvo historial y/o antecedentes clínicos que requiera el médico tratante y que quedan plasmados en la historia clínica,.

 

 VII.            DATOS SENSIBLES: EL CONSULTORIO., maneja datos sensibles tales como: la historia clínica del paciente y datos biométricos, los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, prohíbe a sus trabajadores, médicos y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley.

 

Está prohibido el tratamiento de los datos sensibles, con excepción de los casos explícitamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es decir en los casos en que:

1.      El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

2.      El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

3.      El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

4.      El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

5.      El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

VIII.            CAMARAS DE SEGURIDAD

EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ no utiliza  medios de video vigilancia.

 

   IX.            DATOS BIOMETRICOS

EL CONSULTORIO utiliza historia clínica electrónica, donde cada usuario tiene clave personal e intransferible de acuerdo con la ley 1438 artículo 112, sobre el manejo de las historias clínicas electrónicamente. Y de acuerdo con la resolución 1995 de 1999, los prestadores de servicios de salud, deben permitir la identificación del personal responsable de los datos consignados, mediante código, indicadores u otro medio que reemplace la firma y sellos de las historias en medios físicos de forma que se establezcan con exactitud quien realizó los registros, la hora y fecha de los registros según Inciso 4º. Del artículo 18.

 

     X.            SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Todas las medidas de seguridad que han implementado en EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ se orientan a la protección de la información. Estas medidas permiten tener el control sobre qué empleados acceden, modifican o cambian, borran, adulteran, eliminan la información y/o datos personales, de acuerdo con los perfiles asignados, por lo cual se establecieron mecanismos de seguridad para asegurar la protección de la información.

 

Con el fin de dar cumplimiento al principio de seguridad establecido, EL CONSULTORIO, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

   XI.            SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, EL CONSULTORIO, solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización.

 

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

● Quien es el responsable o encargado de recopilar la información

● Datos recopilados

● Finalidades del tratamiento

● Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

● Información sobre recolección de datos sensibles

 

 

 XII.            DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:

Los titulares de los datos o sus causahabientes tendrán derecho a:

 

a)      Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

b)      Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

c)      Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

d)      Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

e)      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

f)        Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

g)      Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

XIII.            EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Sin embargo, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a)       Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b)       Datos de naturaleza pública;

c)       Casos de urgencia médica o sanitaria;

d)       Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e)       Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

XIV.            AREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACION

MARTHA CATALINA ORTIZ Tiene la calidad de responsable del tratamiento y a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: MARTHA CATALINA ORTIZ ROBLEDO

CC: 39.694.787

Domicilio principal: Calle 134 Nº 7b-83 consultorio 612

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Martha Catalina Ortiz, correo info@marthacatalinaortiz.com

XV.            PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES:

Los Titulares de datos personales deben radicar sus consultas, reclamos o quejas en el consultorio Calle 134 7b-83 consultorio 612 Edificio El Bosque, Barrio Bella Suiza, Bogotá

1.       Consultas: El CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir en este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles

2.       Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo en la Calle 134 7b-83 consultorio 612 el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

a)      El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, por escrito que se radicará en la Calle 134 7b-83 consultorio 612, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b)      Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c)      El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.       El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

4.       Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a CONSULTORIO DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política.

 

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

 

XVI.            LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

EL CONSULTORIO, sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información según la Resolución 1595 de 1999. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

XVII.            MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ, informa a sus pacientes y usuarios que ha adoptado e implementado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado.

 

XVIII.            CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

Como es costumbre por el respeto del orden jurídico establecido, EL CONSULTORIODE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ está comprometida en acatar en toda su extensión la Ley de protección de datos personales y garantiza, que su titular tenga la oportunidad de conocerla, actualizarla y solicitar la supresión de sus datos, cuando esto sea procedente, por los medios citados.

 

XIX.            MODIFICACIÓN:

EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ se reserva el derecho de modificar su política de protección y tratamiento de datos personales, cuando las circunstancias o la ley lo aconsejen u ordenen; caso en el cual la modificación se dará a conocer por los medios que considere idóneos para el caso.

 

XX.            LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR:

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EL CONSULTORIO D ELA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos de acuerdo con la ley.

 

XXI.            TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales indispensables de pacientes, profesionales, trabajadores y/o contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición del CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ como Institución prestadora de servicios de salud, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ, velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes

 

XXII.            TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ, en cumplimiento de la misión institucional y en consideración de sus vínculos ocasionales de carácter científico y administrativos con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que, la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con EL CONSULTORIO, y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con EL CONSULTORIO DE LA DOCTORA MARTHA CATALINA ORTIZ